Cómo elegir el CRM correcto según el nivel real de tu negocio

Muchos negocios invierten en un CRM caro pensando que eso va a profesionalizar su operación.

La realidad es otra:

El CRM no crea proceso.
El CRM ejecuta proceso.

Antes de hablar de software, integraciones o automatización, necesitás entender en qué nivel está tu empresa.

Esta guía te va a ayudar a:

• Identificar tu nivel de madurez operativa

• Entender qué herramienta corresponde hoy

• Evitar automatizar demasiado temprano

• Evolucionar con criterio
  
  

Nivel 1 — Orden básico (Sheets)

Herramienta recomendada

Google Sheets
https://www.google.com/sheets/about/

Objetivo: Ordenar leads y entender tus números reales.

Si no podés responder con claridad:

• ¿Cuántos leads entran por mes?

• ¿Cuántos convertís?

• ¿Cuánto dura tu ciclo de venta?

• ¿Dónde se pierden oportunidades?
  

No necesitás un CRM.
Necesitás estructura mínima.

Qué debería tener tu Sheet...

Columnas básicas recomendadas:

• Nombre del lead

• Canal de entrada

• Fecha de ingreso

• Estado (Nuevo / Contactado / Propuesta / Cerrado)

• Próximo paso

• Responsable

• Fecha de seguimiento
  

Revisión obligatoria: semanal.

¿Y la automatización?

n8n (https://n8n.io/) puede integrarse para automatizaciones básicas.

Pero es opcional en esta etapa. Primero ordená el proceso y entendé tus números. Automatizar demasiado temprano solo maquilla el desorden.

Nivel 2 — CRM estructurado

Herramienta recomendada

HubSpot CRM (versión gratuita disponible)
https://www.hubspot.com/products/crm

Objetivo: Estandarizar seguimiento y mejorar conversión.

En este nivel ya existe:

• Proceso comercial definido

• Pipeline claro

• Seguimiento sistemático

• Equipo alineado
  

Qué cambia respecto a Sheets

• Tareas automáticas

• Recordatorios

• Pipeline visual

• Reportes básicos

• Integraciones con formularios y canales digitales
  

Ya no se trata solo de registrar leads, sino de gestionarlos de forma profesional.

Acá la automatización empieza a tener sentido real.

Sirve para:

• Conectar Instagram, formularios y WhatsApp

• Crear tareas automáticas

• Reducir trabajo manual repetitivo
  

Pero solo funciona si el proceso ya está validado. Sin proceso, la automatización amplifica el caos.

Nivel 3 — CRM + integración avanzada

Herramienta recomendada

Salesforce (CRM corporativo)
https://www.salesforce.com/

Objetivo: Integrar ventas, marketing, facturación y análisis de datos en un sistema unificado.

Este nivel es para empresas que:

• Manejan alto volumen de leads

• Tienen múltiples equipos

• Analizan métricas de conversión

• Necesitan trazabilidad completa
  

Qué aparece en este nivel

• Automatización estratégica

• Integración multisistema

• Dashboards ejecutivos

• Gestión basada en datos
  

La operación deja de ser comercial únicamente y pasa a ser arquitectura empresarial.

En este nivel el rol de n8n se convierte en capa de orquestación.

Integra el CRM con:

• Marketing

• Facturación

• ERP

• Bases de datos
  

Acá la automatización ya no es táctica. Es infraestructura.

Autoevaluación — ¿En qué nivel está tu negocio?

Copiá y pegá el siguiente prompt en ChatGPT para obtener un diagnóstico claro.

Prompt de diagnóstico:

Actúa como consultor en estructura comercial y automatización de procesos.
Quiero que evalúes el nivel de madurez operativa de mi negocio para determinar qué tipo de sistema de gestión comercial (Sheets, CRM estructurado o CRM avanzado con automatización) necesito implementar.

Te doy contexto:

1. Tipo de negocio:

2. Facturación mensual aproximada:

3. Cantidad de leads que recibo por mes:

4. Cómo entran los leads (canales):

5. Cómo gestiono hoy esos leads:

6. ¿Tengo seguimiento sistemático? (Sí / No / Parcial)

7. ¿Trabajo solo o con equipo?:

8. ¿Mido tasa de conversión?:

9. ¿Tengo documentado el proceso comercial?:
   

En base a esta información:

1. Decime en qué nivel estoy:
   

   • Nivel 1: Orden básico (Sheets)

   • Nivel 2: CRM estructurado

   • Nivel 3: CRM + integración avanzada
     

2. Explicame por qué.

3. Decime qué debería implementar ahora.

4. Indicame qué NO debería hacer todavía.

5. Decime cuál sería el siguiente paso evolutivo lógico.
   

Quiero una respuesta clara, estructurada y práctica.

Errores más comunes

1. Comprar CRM antes de ordenar el proceso.

2. Automatizar un proceso inestable.

3. No medir conversión.

4. No revisar el pipeline semanalmente.

5. Confundir sofisticación con profesionalismo.
   

Regla final. La herramienta no define tu nivel. Tu estructura sí. Sistema antes que software.

Si esta guía te ayudó a ordenar la base, en STRATEGIA trabajamos cómo convertir esto en sistemas reales paso a paso.

No es contenido suelto. Es implementación.

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